Executive Assistant and Office Manager
Eine engagierte, motivierte und dynamische Persönlichkeit mit langjähriger profunder Erfahrung als Personal und Executive Assistant. Qualifizierte Assistentin mit Fachwissen in allen Facetten der globalen Unternehmensadministration, der Führung von Support-Mitarbeitern, der Veranstaltungskoordination und des Projektmanagements. Detail- und ergebnisorientierte diskrete, loyale und zuverlässige Allrounder-Persönlichkeit mit ausgeprägten organisatorischen Fähigkeiten und gut etablierten Beziehungen zu einem umfangreichen Netzwerk von Dienstleistern.
KOMPETENZEN
Unterstützung der Geschäftsleitung / Corporate Office / Management / Entwicklung von Richtlinien und Prozessen / Kreditorenbuchhaltung und Budgetierung / Terminkoordination / Reisevorbereitungen und Spesenmanagement / Vertragsverhandlungen / Veranstaltungsplanung / Teamführung / Relationship-Management / Marketing und Sponsoring
Sprachen: D, E, Fr, It, Sp, Pl, Ru
Office- und Feelgood-Manager 80%
Organisatorische Aufgaben im ganzen Back-Office sowie Administrative Arbeiten / Unterstützung im HR-Bereich / Unterstützung Verkaufs- und Kundenbetreuung
Protokollführungen an VR-Sitzungen und Kontrolle der Termine aller Partner sowie Agenda-Koordination und das Time Management der Geschäftsleitung.
Power-Point Präsentationen für interne und externe Bedürfnisse.
Eröffnen der Anträge & Vorbereitung der Unterlagen. Unterstützung bei Verkaufs- und Marketingprojekten. Organisation und Koordination sämtlicher Direkt-Mailings sowie die Abrechnungen von Verkaufsprovisionen des Sales-Team.
Organisation und Logistik des Back Offices, verantwortlich für die Telefonzentrale und den Kundenempfang sowie die Organisation von Events, Geschäftsreisen und Meetings, In- und Extern.
Erledigen der täglichen Korrespondenz in D/E/ I.
Deutsch Muttersprache Italienisch Muttersprache, Englisch C2 – sehr gute Kenntnisse in Wort & Schrift, Französisch C1- gute Kenntnisse in Wort & Schrift, Portugiesisch B2 -sehr gute Kenntnisse in Wort, Spanisch B1 – gute Kenntnisse in Wort.
Executive Assistentin / Office Managerin / Anwaltsassistentin
Gesamtverantwortung Kommunikation sowie diverse Marketingmassnahmen bezüglich Mandantenakquise und Aussenauftritt. Leitung Gesamter Employee Life Cylce. Analyse der bisherigen operativen Geschäftsprozessen und Planung, sowie Umsetzung von Optimierungsmassnahmen. Überwachen des täglichen Betriebs des Unternehmens und der Effizienz der Mitarbeitenden aller Ebenen. Zuständigkeit für Buchhaltung (Debitoren, Kreditoren, Kreditkartenabrechnungen, Spesen). Koordination und Organisation von Sitzungen und Reisen. Aufsetzen und Teilnahme von Board Meetings sowie diverse Korrespondenzen in DE. Terminkoordination und Führung des Kalenders des CEO. Verantwortung Büromaterial, Sitzungszimmer und Kantine.
Sprachen: D, E, F
Chief Human Resources Officer
International und national erfahrener CPO/HR Executive in den Branchen Lebensmittel, Versicherung, Gesundheit und Industrie. Der Schwerpunkt liegt auf der Entwicklung und Umsetzung von HR-Strategien, in Kultur- und Change-Management sowie in der Organisationsentwicklung und Talent Management. Umfangreiche Erfahrung in der Digitalisierung und Optimierung von HR- und Veränderungsprozessen.
Als Sparring Partnerin auf allen Ebenen verbinde ich unternehmerisches Denken mit der Fähigkeit, Veränderungsprozesse aktiv zu gestalten und umzusetzen. Führungserfahrung mit einer direkten Verantwortung für bis zu 10 Mitarbeitende in verschiedenen Organisationsstrukturen ist vorhanden.
Kenntnisse in HR-Systemen: SAP, Success Factors, Abacus und Workday.
Sprachliche Kompetenzen in Deutsch, Englisch und Französisch auf fließendem Niveau, sowie Italienisch auf mündlichem Niveau
Head of Marketing and Communications
As an international cosmopolitan with a Swiss way of thinking, acting and behavior, I have over two decades of experience in marketing, communication and event management. I am an experienced B2B marketeer with a proven track record of Go-To-Market strategy, driving innovative and creative projects, develop digital campaigns with storytelling approach and organize & execute events up to 1.000 attendees. Furthermore I have deep knowledge in internal and external communication strategy and execution in different industries. My strong communication skills in Swiss German, German and English help me in being a great motivator, coach and an empathic leader. With my open and accessible character I am convinced that I can be a key factor in overall growth. I strongly believe in teamwork, collaboration and in leveraging partnerships.
Sprachen: D,E
Personal Assistant
Eine strukturierte und effiziente Unterstützung mit kreativer Energie, Präzision und einem hohen Qualitätsanspruch in allen Bereichen eines vielfältigen Alltags, die sowohl geschäftliche als auch private Verpflichtungen umfasst.
Zeitlich flexibel, reisebereit und in der Lage, komplexe berufliche und persönliche Themen des Auftraggebers über mehrere Zeitzonen, Locations und Branchen hinweg, proaktiv und präzise zu verwalten. Sicherstellung der Vertraulichkeit und Diskretion bei geschäftlichen Transaktionen und im Umgang mit sensiblen, persönlichen Informationen ist selbstverständlich.
Langjährige praktische Erfahrung umfasst die Unterstützung von HNWIs (executive & non-executive), Tätigkeiten in der Finanzbranche (HR, Controlling & Buchhaltung), Office Management sowie Creative Direction und Projektmanagement.
Sprachen: D,E,Ru
Assistentin der GL & der Verkaufsleitung
Administrative Führungsunterstützung für den CEO un der Geschäftsleitung. Terminkoordination, Organisation und Protokollierungen von Meetings. Erstellen diverser Reports& Auswertungen, Analyse & Controlling/Forecast von
Verkaufskennzahlen. Erstellung von Präsentationen & Dokumentationen. Koordination & Mitwirkung in Aktivitäten Verkauf – Marketing (Events, etc.). Interne Projektleitungen (IMS, QS, UMS, etc.). Prozessoptimierungen. Koordinierung und on-boarding neuer Abteilungsmitarbeiter. Interne Mitarbeiter Schulungen zum Thema Nachhaltigkeit. Führung und Stellvertretung des Teams Office Manager. Prozessinitiation und Betreuung des Verkaufs der B-Artikel.
Sprachen D,E,F,Indo.
Direktionssekretärin / Assistentin GL
Überwachung sowie Einhaltung der Pendenzen der Geschäftsleitung. Erstellung und Auswertung verschiedenen Statistiken. Mitarbeit in diversen Projekten. Eventmanagement. Direkte Unterstützung der Geschäftsleitung. Leitung und Führung des gesamten Sekretariats. Offert- und Rechnungswesen. Vorbereitung der Quartal- und Jahresabschlüsse.
Sprachen D,E,Bo
Head HR / Senior HR BP / Head Talent Acquisition
Erfahrener Head HR / Senior Business Partner in verschiedenen Industrien (Grosshandel, Bank, Versicherung, Industrie) auf nationaler und internationaler Ebene. Führungsspanne bis 8 FTE inkl. Payroll. Stärken in der Talent Acquisition, Betreuung der Linienvorgesetzten / Management und Gestaltung und Weiterentwicklung / Digitalisierung der HR-Prozesse. Sparring Partner auf allen Ebenen, pragmatisch, schnell, verlässlicher Macher und Gestalter. Starker IT-User, HR Systeme: SAP, Abacus, Workday, Taleo, Success Factors.
Sprachen DE, EN, FR und IT mündlich
compliance officer, gvg-verantwortliche, stv. riskmanager
Allgeimeine Korrespondenz mit Kunden und div. Institutionen. Börsenaufträge erfassen (UBS connect, CS direct, ZKB und Swissquote). Überwachen Kontokorrent, Ausgleich Soll-Saldi sowie fällige Rückzahlungen terminieren. Rechnungswesen (Kreditoren), VV-Honorare generieren inkl. Überwachung der Debitoren. Lohnwesen Personal (Lohnausweis, Lohndeklaration AHV, BVG und Versicherung wie UVG etc.). Enge Zusammenarbeit mit den Banken betr. Dokumente (Compliance).
Belege für die Buchhaltung verwalten und ablegen (Kreditoren, Debitoren).
Div. private administrative Tätigkeiten für den Senior Chef wie:
Lohnwesen für Pflegepersonal inkl. Quellensteuer, Rechnungswesen, Versicherungen, Krankenkasse, Immobilienunterhaltskostenaufstellung für die Steuererklärung, Überwachung der Mieteingänge.
Sprachen: D,E,F,I
Sr. HR Business Partner, Leitung D-Schweiz
Verantwortung für sämtliche operativen und strategischen HR-Angelegenheiten. Sicherstellung einer kundenorientierten und professionellen Leistungserbringung im Personalbereich (Administration, Betreuung, Rekrutierung, teilw. Payroll). Betreuung und Unterstützung der Geschäftsleitung wie auch der Linienvorgesetzen in allen Führungs- und Personalfragen. Begleitung der Linie in Veränderungsprozessen und/oder bei Themen der Organisationsentwicklung und Personalentwicklung. Training / Coaching, Planung und Koordination der HR-Jahresprozesse. (Personalbudgetierung, Lohnrunde, Weiterbildung, Reporting).
Regelmässige Reportings an die Geschäftsleitung.
Sprachen: D,Rä,E,I,F,Sp
Retail Marketing Managerin
Planung von Anzeigen, Katalogen, Plakaten und Flyern in Zusammenarbeit mit Einzelhändlern und Agenturen. Verwalten von Termin- und Zeitplanüberwachung für einzelne Werbemittel. Reisen in der Schweiz, Warenhäuser in der Deutsch-Schweiz und im Tessin besuchen. Eventplanung. Partner suchen um ein Event zu planen. Managing des Verkaufs/Einkaufs der Kunden und Key Account Manager. Planung und Verwaltung verschiedener Online- und Offline-Starts bei unseren Partnern. Verwalten des POS von unseren Warenhäusern. Koordinieren der Merchandisers. Verwaltung des Werbe- und Kommunikationsbudgets. Ab 2022 – 2023 Assistentin vom CRO
Sprachen: D,I,F,E
consultant
Planung, Koordination und Durchführung von Projekten insbesondere Abverkaufskampagnen. Verantwortung für die Jahresplanung Marketing. Teilnahme an Bewerbungsgesprächen, Miteinbezug Rekrutierungsprozess. Diverse Kleinprojekte. Diverse dezentrale Werbemassnahmen. Planung und Koordination individueller Werbemittel. Einarbeitung neuer Mitarbeiter in Prozesse. Lernendenbeauftragte Marketing.
Sprachen:,D,Al,E,F
brand marketing managerin
Verantwortlich für die premium Marke Nuna in FR, IT und CH. Leitung von 5 Teammitgliedern und mehreren PR-
Agenturen. Strategie, Planung und Umsetzung von 360° Kampagnen inklusive Erfolgskontrolle, Berichterstattung und Budgetverantwortung. Cross-mediale Kampagnen mit Fokus auf Digital Marketing,
Social Media, Events und Messen.
➔ Von 2 Mio. CHF Umsatz in 2018 auf 12 Mio. CHF in 2023
➔ Nuna Instagram Accounts von 0 bis 100k Follower gebracht.
Sprachen: F,D,E,Sp,I,Vietnamesisch
Head of marketing
Built up the marketing department and team together with the company’s CEO. Organizing all B2B and B2C events. International brand pitches and lead pop-up Store concepts abroad. Leading the marketing and customer experience team (8) Development and Coordination of global marketingplan across all online and offline channels in B2C and B2B marketing. Responsible for the whole product launch process across all channels and departments. Ensuring the luxury segment customer experience and growing the customer audience nationally and internationally.
Sprachen: D, E, I, F
geschäftsführer
Budgetplanung, Finanzstrategie, Liquiditätsplanung, Lohnbuchhaltung. Kreditoren und Debitorenbewirtschaftung, Monats- und Quartalsabschlüsse. Diverse Projekte im Ausland. Umsatzsteigerung von über 60%. Marketing und TI Projekte umgesetzt
Sprachen: PD, E, F
Betriebsleiterin
Engagierter, selbständiger und lösungsorientierter Teamplayer mit ausgezeichneten Sprachkenntnissen. Langjährige Erfahrung in der Finanzdienstleistungsbranche, einschliesslich Umsetzung von Geschäftsstrategien, Risiko Management und operatives Management in einem FinTech-Unternehmen. Mehr als 10 Jahre Erfahrung in der Führung multikultureller Teams in einem dynamischen Umfeld. Leidenschaftlich und engagiert, mit einer kreativen Denkweise, um komplexe und herausfordernde Situationen zu meistern.
Sprachen: Port, D, E, Sp
Senior Assistentin Private Banking
Various administrative tasks, correspondence in EN/DE/RU, maintaining records in compliance with internal & external regulations, clients KYC & related updates. Assisting RMs in their daily business & all related clients requests/issues Supporting existing private & corporate clients incl.related internal and external/clients/EAMs documentation requests. Handling and monitoring trading orders & supporting investment team “Fixed Income” by trades allocation & updating trade list. Payments execution, monitoring incl. reviewing related documentation /working with legal supporting documents. Onboarding new private & corporate clients, organizing and handling account opening processes, closing procedures & mutations. Liase with Risk Management, Legal & Transfers Departments, EAMs Compliance proceedings in relation to onboarding processes & ongoing requests with regard to payments, intermediaries, internal account reviews, sanctions etc. Representing RMs & internal sub team during their absence Supervising & organizing various events, for example “Acquisition Team Meeting 2022” worldwide. Implemetning Marketing projects/Video Business Comminication
Sprachen: D, Ru, E, F
CEO assistant/Office managerin
Geschäftsreisen buchen (Hotel, Transfer, Lounge-Reservierung, Visa erstellen, E- Banking Aufträge erfassen. Empfangen und Betreuen von externen Kunden sowie Lieferanten. Telefonzentrale bedienen, Postverwaltung, Verwaltung der Büroinstandhaltung, Meetingsräume koordinieren. Mithilfe bei Kundenevents, HR- Personalwesen, Unterstützung beim Sales Team (Finance Engineering), Barspesen und Kreditkartenabrechnungen erfassen
Sprachen: D, E
senior assistant
Ausführung von Kundenaufträgen (Zahlungen, Trades, Devisen, Term Deposits, Cash Balances). Unterstützung bei Kontoeröffnungen und Saldierungen. Kundenbetreuung in folgenden Bereichen: E-Banking-Setup, Anfragen, Abstimmungen, Zusammenarbeit mit dem Back-/Middle-Office bei Titeleröffnungen, Aktualisierung der CRM-Software, Kreditanfragen. Unterstützung bei Compliance-Anfragen. Administration von juristischen Personen und Trusts
Sprachen: D, Sp, I, E,F, Port
Marketing / Kommunikation
Expertin für Content, Social & Digital Marketing mit 10+ Jahre Berufserfahrung. Starke Sozial- und Sprachkompetenz mit internationalem Hintergrund. Kreativ, überzeugend, offen, lösungsorientiert. Starke Teamplayerin mit Führungserfahrung.
Sprachen: D, F, E
Category Director
Langjährige Erfahrung in den Bereichen; Beschaffung, Sourcing, Merchandising Strategieentwicklung, Brand und Product Development sowie Marketing, Kommunikation und Sales. Führungsstarke, strukturgestaltende, ausdauernde und disziplinierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität. Gut ausbalancierter Personen- und Sachbezug. Erwachsenenbildung und Coaching.
Sprachen: D, F, E, I
LEITER MARKETING UND PRODUCT MANAGEMENT
Strategisches Marketing und Businessdevelopment Planung und Umsetzung der schweizweiten Marketing- strategie
Investitions-/Budgetplanung und Controlling Ausarbeitung und Implementierung der Produkt- strategie. Führung von 7 Mitarbeitenden.
Sprachen: D, I, F, E
Marketing Managerin
• Aufbau & Führung von einem Startup
• Erfahrung im Bereich e-commerce
• Entwicklung und Umsetzung von Branding Strategien
• Brand Management
• Konzeption von Marketingkampagnen über alle Kanäle hinweg Agenturerfahrung (Leitung Beratungsteam)
• Erfahrung in Aufbauarbeit (Start-up, Abteilungen, Brands) Interdisziplinäres Arbeiten – enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, externen Dienstleistern oder Freelancern Mitarbeiterführung (kleine Teams bis 5 Personen)
• Sprachen: D, E, I, F
Senior Accountant Finanzuchalter
Quartals- und Jahresabschlüsse. Wertschriftenbuchhaltung und Reporting an die Geschäftsleitung (IFRS und Swiss Gaap). Analyse und Umsetzung neuer Rechnungslegungsstandards (IFRS und US Gaap). Steuerdeklarationen (VST, MWST, jährliche Steuerdeklarationen für juristische und natürliche Personen). Controlling und Reporting an die Geschäftsleitung. Erstellung von Budgets und Forcasts sowie natürlich auch die Konsolidierung diverser Tochtergesellschaften.
Sprachen: D, E, F
Area Sales Manager
Langjährige Erfahrung als Area Sales Manager. Kompetenter Ansprechpartner ersten Grades. Erkennt die Bedürfnisse der Kunden und bietet individuelle Lösungen an. Bildet die wichtige Schnittstelle zwischen den Kunden und den internen Fachabteilungen. Kreative, selbständige und zielorientierte Persönlichkeit. Langjährige Vertriebserfahrung inkl. Akquisition.
Sprachen: D, I, E, F
Leiter Marketing und Retail
Globale Verantwortung für das Retail Management und Marketing sowie Messeauftritte. Verhandlungsführungen auf Geschäftsleitungsebene, einschliesslich der damit verbundenen Preis- und Vertragsgestaltung. Operative Verantwortung inklusive Budget und Personal für alle bestehenden Retail Operations in den USA, Europa und Fernost. Verantwortlich für die strategische Planung neuer Standorte (weltweit), inklusive Finanzierung, Personal und Ausstattung (Store Design). Globale Verantwortung für diverse Messeauftritte mit den Gestaltungsrichtlinien des Retailprogramms. Personalführung weltweit.
Sprachen: D, E, Ar, F, I.
Secretary to the Board of Directors / Executive Assistant to the CFO
Long-term experience as business manager, executive assistant and office manager for senior executives, incl. board members. More than 10 years of working experience in the financial sector, 5 years in consulting. Strong organisational skills, stress-resistant, critical thinker, proactive, flexible, anticipatory. Highly reliable, very efficient, discreet, accurate, able to set priorities, autonomous, eager to learn. Project management and analytical capabilities, empathetic, responsive, dedicated team player. Very good adaption to global multicultural environment and all hierarchical levels, excellent communication and interpersonal skills.
German mother tongue, fluent in English, basic knowledge in French, Spanish and Portuguese
Office Managerin und Partner Assistentin
Unterstützung eines Partners sowie 2 Anwälten in diversen administrativen Belangen, Kundenkorrespondenz, Kalenderführung, Reiseplanung, Organisation von Meetings, Spesen. Interne und externe Kommunikation in deutscher sowie englischer Sprache. Rechnungs-und Mahnwesen. Erfassen von Kundendaten. Verantwortlich für den Einstellungsprozess der Assistentinnen – Sichten der Lebensläufe und Durchführen von Interviews. Verantwortlich für die Mitarbeiterbeurteilungen. Führen von Lohngesprächen.
Sprachen: D, E, F
Executive Assistant des Chief Technology Officers
Administrative und organisatorische Unterstützung. Termin- und Agenda-Management. Triage des E-Mail-Posteingangs. Bewirtschaftung diverser SharePoint Sites. Planung und Organisation von nationalen und internationalen Reisen inklusive Spesenabrechnung. IT-First Level Support
Sprachen: D, E, Sp,F, I
Sales Director & Projektleiter
Mitgestaltung der Geschäftsstrategie. Mitarbeiterführung Verkauf (Innen-/Aussendienst). Stellvertretung der Geschäftsführung. Verantwortlich für das Projektmanagement sowie für die Gestaltung und Optimierung der Geschäftsprozesse.
Sprachen: D, E, F, I.